Как обезопасить себя в сделках поставки продукции

Договора на поставку товаров сопряжены с некоторыми рисками. Для продавцов главный риск — это финансовые потери, если  покупатель будет уклоняться или не сможет оплатить счет. Есть ли способы обезопасить себя от проблем?

1. Приведите в порядок свои договорные операции — измените их на систему, которая работает без «ошибок».

Судебные разбирательства, финансовые потери и репутационный ущерб начинаются с плохой договорной практики.

Примите во внимание:

• Типовой договор должен корректироваться;
• Тщательно проверять вторую сторону перед заключением сделки или продлением контракта;
• Если возникают проблемы с выполнением договора, судебные разбирательства или убытки — измените условия договора, чтобы избежать повторения тех же ошибок;
• Систематическая работа с договорами = квалифицированные юридические услуги.

2. Несвоевременная оплата требует залога.

Поставка товара за просрочку платежа. Но просто предоставив обеспечение по долгу, риск неуплаты или просрочки платежа сводится практически к нулю. А высокая вероятность понести убытки за счет залога является хорошим стимулом для второй стороны.

Существуют различные варианты залога, и всегда существует тот, который устраивает две стороны. Залоги, поручительства и гарантии являются основными вариантами. Компромиссный вариант — обговорить границы ответственности, например, ограничить только основными обязательствами. Однако можно также предусмотреть максимальные резервы для долга, неустойки и других  расходов.

3. Не игнорируйте формальностей и всегда документируйте фактическую поставку товара.

Независимо от того, как давно вы знаете подрядчика и доверяете ему, без документации вы создаете риск и возникновения проблем. Более того, вы будете стимулировать подрядчиков, их персонал и руководство к попыткам воспользоваться ситуацией.

Передача товаров требует составления накладной или аналогичного документа, который должен быть подписан печатью компании (индивидуального предпринимателя) и ответственным лицом.

При составлении проверяйте:

• Соответствие информации о товаре в накладной;
• Данные о договоре поставки для того, чтобы поставка стала единым договором и чтобы не возникли все вытекающие из него проблемы;
• Прочая информация, которая должна быть включена в счет-фактуру, реквизиты для заполнения.

Если вы работаете через транспортную компанию, требуйте товаросопроводительные документы, подтверждающие передачу продукции.

4. Убедитесь в надежности представителей покупателя.

Это должно быть правилом для поставки товаров, но лучше оно должно распространяться и на другие контакты и взаимодействия с агентом заказчика. Лица, предпринимающие действия от имени оппонента, должны быть уполномочены на это. Любой человек может представиться как угодно, и это лицо может работать на покупателя, но все слова должны быть проверены. Исключением является директор организации, который маловероятно, что лично участвует в приемке товара. Простой телефонный звонок в офис контрагента — это все, что нужно для подтверждения полномочий агента.

5. После того как продукция доставлена покупателю со склада поставщика, запишите факт поставки в журнале учета и сохраните доверенность представителя.

Иногда представитель покупателя получает продукцию на складе поставщика по доверенности, но не имеет права подписывать товарную накладную. Поставщик должен выдать представителю покупателя две товарные накладные, подписать одну из них и затем вернуть ее поставщику, чтобы закрепить отгрузку. Но тогда они могут забыть подписать и отправить ее, задержать ее, а затем отказаться от получения товара.

6. Храните все соглашения с покупателями в письменном виде.

В судебных разбирательствах, документы, относящиеся к сделке, являются основным источником доказательств. Поэтому важно не забывать излагать все факты в письменном виде и проверять подлинность документации. Неоднократно напоминайте покупателю о его обязанности подписать и представить документы. Покупатель может забыть это сделать, а если он это сделает, то это может быть использована против него в суде. Не тяните с требованием оплаты и предъявляйте счет в сроки, указанные в договоре.

Все риски миновать невозможно, но их можно кардинально свести к нулю, если быть осторожным, как на стадии обсуждения, так и при заключении договоров. Соблюдение элементарных правил снижения рисков и правовой основы договорной работы является само собой разумеющимся. В случае возникновения сложностей или вопросов обращайтесь к нашим арбитражным юристам.